1. Bắt đầu

Đăng nhập lần đầu

1. Mở địa chỉ app mà công ty gửi cho bạn.
2. Gõ đúng email công ty đã cấp cho bạn. Từ 05/09/2026 email lấy theo danh sách nhân sự nên không còn một dạng duy nhất: có người đuôi @workzone.vn, có người @workzone.ai.vn, kế toán dịch vụ dùng @adsplus.vn. Không nhớ chính xác thì hỏi quản trị, đừng đoán.
3. Gõ mật khẩu quản trị đã gửi riêng cho bạn.
4. App hiện ngay màn đổi mật khẩu. Đặt mật khẩu mới từ 8 ký tự, không dùng lại mật khẩu cũ.

Quên mật khẩu

Nhắn quản trị đặt lại giúp. App không tự gửi mail khôi phục. Gõ sai mật khẩu 8 lần trong 15 phút thì tài khoản bị khóa tạm, chờ 15 phút rồi thử lại.

Đi lại trong app

Cột trái là danh sách màn. Bấm mũi tên để mở nhóm. Trên cùng bên phải có tên bạn và nút Thoát. Trên điện thoại thì bấm nút ≡ ở góc trái để mở cột này.

2. Bạn làm gì trong app

App chia theo vai trò. Bạn chỉ thấy những gì thuộc phần việc của mình.

3. Lập phiếu chi tiền

Có ba loại phiếu. Chọn đúng loại ngay từ đầu, vì mỗi loại in ra một tờ giấy khác nhau.

Các bước

1. Vào Phiếu thu chi, bấm Tạo phiếu.
2. Chọn loại phiếu. Màn hình vẽ lại đúng tờ giấy sẽ in ra.
3. Điền nội dung công việc, ít nhất 10 ký tự. Viết rõ để người duyệt hiểu ngay.
4. Chọn Quy thuộc: khoản chi này phục vụ sản phẩm nào, mục chi phí nào, hay là chi phí chung. Chọn đúng một trong ba.
5. Gõ từng dòng chi tiết: diễn giải, số lượng, đơn giá, thuế.
6. Chọn người nhận tiền và hình thức chuyển khoản hay tiền mặt.
7. Đính chứng từ, xem mục 4.
8. Bấm Gửi duyệt.

Đề nghị tạm ứng

Giống phiếu thanh toán, chỉ khác là tiền xin trước. Ghi rõ dự kiến chi vào việc gì. Sau khi chi xong bạn phải lập phiếu quyết toán, không được để treo.

Quyết toán tạm ứng

1. Chọn loại Quyết toán tạm ứng.
2. Ở ô Quyết toán cho phiếu tạm ứng, chọn phiếu tạm ứng của bạn. App tự điền số tiền đã tạm ứng vào mục I.
3. Gõ từng khoản đã chi thật vào bảng. App cộng ra mục II.
4. App tự tính mục III, tức là chênh lệch.

Nếu tạm ứng ngoài app, ví dụ nhận tiền mặt trước khi công ty dùng app, thì khai tay số tiền và ghi rõ nguồn, ví dụ số phiếu giấy hoặc ngày chuyển khoản.

Chi không hết thì phải hoàn lại

Khi mục III ra số dư, app hiện một khối vàng ghi rõ còn thừa bao nhiêu và số tài khoản công ty để bạn chuyển trả.

1. Chuyển trả phần thừa về tài khoản công ty ghi trong khối đó.
2. Chụp màn hình chuyển khoản.
3. Kéo ảnh vào vùng thả trong khối vàng, hoặc dán thẳng ảnh chụp màn hình.

3b. Xem phiếu dạng phễu

Màn Tất cả phiếu có hai kiểu xem, đổi bằng nút Phễu và Bảng ở góc trên bên phải. App nhớ kiểu chị đang dùng, mở lần sau vẫn đúng kiểu đó. Mặc định là Phễu.

Dải giai đoạn trên màn phiếu

Mở một phiếu ra là thấy ngay dải bảy giai đoạn ngay dưới hàng nút. Bước đã qua có dấu tích màu xanh lá, bước đang ở tô xanh dương và in đậm, bước chưa tới thì mờ. Chỉ đúng một bước được tô, nên nhìn là biết phiếu đang đứng đâu mà không phải đọc chữ.

Bảy giai đoạn này giống hệt bảy cột của phễu, cùng một cách tính. Nếu hai chỗ nói khác nhau thì đó là lỗi, báo lại giúp tôi.

Phiếu từ chối hoặc hủy thì không vẽ dải, chỉ ghi một dòng là phiếu không còn đi tiếp trong luồng. Vẽ dải cho phiếu đó là nói dối, vì dải hàm ý còn chặng phía trước.

Bảy cột, và phễu không dừng ở Đã chi

Tiền ra khỏi tài khoản mới là giữa đường: còn phải về đủ hóa đơn, còn phải có bản giấy đã ký. Bảng cũ coi Đã chi là hết nên hai việc đó nằm im. Hai cột cuối của phễu là để hết nằm im.

Thẻ trong hai cột duyệt ghi tên ai

Chân thẻ ghi người đang chờ duyệt, in đậm, không phải người đề nghị. Trước 08/09/2026 chỗ đó ghi người lập phiếu, nên phiếu quyết toán tạm ứng đọc lên tưởng đang chờ chính người đó duyệt phiếu của mình.

Tên lấy đúng luật của thẻ Luồng duyệt trên màn phiếu, hai màn nói giống nhau:

• Bước Giám đốc và Trưởng bộ phận: ghi đích danh.
• Bước Kiểm soát: ghi Người kiểm soát, không ghi tên, vì Kiểm soát nào đang làm việc cũng duyệt được bước đó. Ghi đích danh một người là làm người kia tưởng không phải việc của mình.

Người có quyền duyệt thay vẫn thấy phiếu và vẫn duyệt được. Duyệt xong thì cột người duyệt ghi đúng tên người vừa bấm, không phải người được phân công ban đầu.

Hai chặng sau khi chi

Bổ sung hồ sơ và Hồ sơ cần ký tách riêng, vì hai việc này do hai người làm và làm theo thứ tự: kế toán đòi hóa đơn trước, người giữ hồ sơ lấy chữ ký sau. Một cột chung thì không ai biết phần nào đang là việc của mình.

• Bổ sung hồ sơ không kéo ra được. Đi tiếp thì phải có tờ hóa đơn vào Sổ chứng từ, đó không phải một cú đổi trạng thái. Thẻ có nút Nhập số hóa đơn. Nhãn trên thẻ ghi số còn thiếu, ví dụ Thiếu 35,6 tr. Phiếu tạm ứng thì nhãn là Chưa quyết toán, vì nó hết vòng bằng phiếu quyết toán chứ không bằng hóa đơn.
• Hồ sơ cần ký kéo được sang Hoàn thành, vì đó đúng là một cú bấm. Thẻ cũng có nút Ngày ký, bấm vào thì app hỏi ngày ký trên bản giấy.

Phiếu vào cột Hoàn thành thì không còn nhãn vướng và không còn nút việc. Phiếu từ chối và hủy không đi tiếp nên nằm ở khay riêng phía dưới.

Đầu mỗi cột ghi số phiếu và tổng tiền. Trong sổ kế toán, tiền quan trọng hơn số thẻ.

Kéo thẻ

Kéo thẻ sang đúng cột kế tiếp là app mở cửa sổ xác nhận của việc đó: Duyệt, Xác nhận đã chi, hoặc Ngày ký. Quyền và luồng duyệt y như khi bấm nút trong phiếu, vẫn ghi nhật ký. Kéo chỉ là một lối bấm nút cho nhanh.

Cột sáng xanh là thả được, sáng đỏ là không, thấy ngay trước khi nhả chuột.

Ba trường hợp không kéo được

• Nhảy cách cột. Kéo từ Chờ cấp 1 sang Chờ chi là bỏ qua một cấp duyệt.
• Kéo lùi. Muốn quay lại thì dùng Trả lại bổ sung hoặc Thu hồi trong phiếu.
• Ra khỏi cột Bổ sung hồ sơ. Phải có tờ hóa đơn vào Sổ chứng từ trước, dùng nút trên thẻ.

Khi nào nên xem Bảng

Phễu chỉ ra ngay chỗ đang tồn, nhưng bảng mới có đủ ô lọc, ô tìm và sắp xếp theo cột. Cần lọc theo khoảng ngày, theo trạng thái hồ sơ, hay quét tiền theo cột thì đổi sang Bảng. Khi số phiếu nhiều lên thì bảng cũng dễ đọc hơn.

4. Đính chứng từ

Chứng từ là hóa đơn, báo giá, hợp đồng, ảnh chụp. Mở phiếu ra, khối Chứng từ nằm bên phải.

Ba cách đưa tệp vào, dùng cách nào cũng được:

• Kéo tệp từ máy thả vào ô
• Bấm vào ô rồi chọn tệp
• Chụp màn hình rồi bấm vào ô và dán, phím Cmd V hoặc Ctrl V

Nhận pdf, jpg, png, xlsx, xml, docx. Tối đa 20 MB mỗi tệp.

Gỡ tệp đính nhầm

Mỗi tệp có nút Gỡ bên phải. Bấm, xác nhận, tệp rời khỏi phiếu.

Nút Gỡ không hiện trong ba trường hợp: phiếu đã đánh dấu ký hồ sơ, tệp đó là ủy nhiệm chi cuối cùng của một phiếu đã chi, hoặc tệp do người khác tải lên.

5. Duyệt phiếu

Dành cho Trưởng bộ phận, Kiểm soát và Giám đốc. Vào màn Duyệt chi, con số bên cạnh là số phiếu đang chờ bạn.

Mọi phiếu đều phải qua hai cấp, xem mục Mọi phiếu đều qua hai cấp ở dưới.

Mở phiếu, đọc nội dung và chứng từ, rồi chọn một trong ba:

Mọi phiếu đều qua hai cấp

Chốt ngày 04/09/2026: không phiếu nào tự duyệt, không phân biệt số tiền. Phiếu 50.000 đồng cũng đi đúng đường như phiếu 50 triệu.

Phiếu do chính bạn lập

Người xin tiền không đồng thời là người cho phép chi tiền. Nên phiếu do chính bạn lập thì bạn không duyệt được, kể cả khi có quyền quản trị. App không hiện nút Duyệt, và thẻ Luồng duyệt nói rõ ai đang chờ duyệt.

Có một ngoại lệ, chị Phương chốt ngày 07/09/2026: ai có quyền Kiểm soát thì duyệt được phần kiểm soát, kể cả phiếu do chính mình lập. Nên phiếu do người Kiểm soát lập sẽ có cấp 1 là bước kiểm soát giao cho chính họ.

Ngoại lệ đó không phá hai cấp:

• Cấp 2 Giám đốc vẫn phải người khác. Bấm Duyệt lần thứ hai là bị chặn.
• Phiếu nhỏ cũng không rớt xuống một cấp khi cấp 1 là chính người lập.

Nói gọn: không phiếu nào đi qua chỉ bằng chữ duyệt của người lập ra nó.

Không ai duyệt phiếu do chính mình lập, kể cả quản trị.

Quản trị duyệt thay

Khi người được phân công đang vắng hoặc phiếu bị kẹt, người có quyền quản trị duyệt thay được bước đang chờ, nhưng chỉ bước CÙNG vai trò với mình. Từ 13/10/2026:

• Bước Kiểm soát: chỉ Kiểm soát bấm. Giám đốc không bấm thay.
• Bước Giám đốc: Giám đốc được giao, hoặc Giám đốc khác có quyền quản trị. Kiểm soát không bấm thay.
• Bước Trưởng bộ phận: chỉ đúng người được giao.
• Một người không bấm cả hai bước của cùng một phiếu.

Hai bước luôn do hai người khác nhau bấm, đó là lý do phải có hai bước. Người được giao đang vắng thì quản trị tài khoản đặt người đó Vắng mặt ở màn Tài khoản, rồi người lập thu hồi phiếu và gửi duyệt lại. App dựng lại bước và bỏ qua người đang vắng. Bước Kiểm soát thì không cần làm gì, Kiểm soát nào cũng bấm được.

Mỗi lần duyệt thay, app ghi vào nhật ký duyệt thay cho ai. Nên bảng bước duyệt sẽ hiện tên người thật sự bấm, còn tên người được phân công ban đầu nằm trong nhật ký của phiếu.

6. Xác nhận đã chi

Dành cho Kiểm soát, Giám đốc và Kế toán dịch vụ, làm sau khi tiền đã thật sự ra khỏi tài khoản. Kế toán dịch vụ được thêm ngày 04/09/2026, vì chính họ cầm sao kê và ủy nhiệm chi nên biết tiền đã đi hay chưa sớm nhất.

1. Mở phiếu đã duyệt, bấm Xác nhận đã chi.
2. Kéo hoặc dán ảnh ủy nhiệm chi vào. Chi tiền mặt thì đính phiếu chi.
3. Chọn đúng ngày tiền ra khỏi tài khoản.
4. Bấm Xác nhận đã chi.

Sửa hóa đơn đã vào sổ

Gõ nhầm thì sửa được. Mở hóa đơn trong Sổ chứng từ, bấm Sửa hóa đơn.

Sửa được: ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, mã số thuế và tên người bán, tiền trước thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán, ghi chú.

Không sửa ở đây: gắn vào phiếu, tệp gốc, đánh dấu cần xác minh. Ba thứ đó có nút riêng, gộp vào một chỗ thì một ô gõ nhầm kéo theo mất luôn liên kết với phiếu.

App chặn hai chỗ

• Ngày không có thật, ví dụ 31 tháng 2. Chặn và giữ nguyên tờ cũ.
• Sửa thành số hóa đơn đã có của tờ khác. Chặn, vì sổ sẽ có hai dòng cùng một tờ và bảng kê thuế cộng đôi.

App nói ra hai chỗ

• Ngày lập chuyển sang quý khác. Số liệu của cả hai quý đều đổi, nên soát lại tờ khai và màn Đối chiếu thuế.
• Tờ đang gắn vào phiếu mà đổi số tiền. Phần hóa đơn đã phủ cho phiếu đó đổi theo.

Mọi lần sửa đều ghi nhật ký kèm giá trị cũ, từng ô một. Sổ kế toán thì "đã sửa" là chưa đủ, người soát cần biết sửa cái gì và trước đó là bao nhiêu.

7. Ký hồ sơ giấy

Duyệt trong app không thay được chữ ký trên giấy. Phiếu nào chi tiền rồi mà giấy chưa đủ chữ ký thì app hiện băng đỏ nhắc.

1. Bấm In phiếu, hoặc In kèm chứng từ nếu muốn in cả hóa đơn đính kèm.
2. Lấy đủ chữ ký, lưu vào bộ hồ sơ giấy.
3. Quay lại app bấm Ngày ký.

Làm sớm khi người ký còn ở công ty. Để lâu là việc khó đòi.

7b. Hủy phiếu và xóa phiếu

Hai việc khác nhau, và gần như lúc nào cũng nên chọn Hủy.

Xóa phiếu

Chị Phương chốt ngày 07/09/2026: tài khoản có quyền quản trị được xóa phiếu. Mở phiếu, nút Xóa phiếu nằm cuối hàng nút phía trên, màu đỏ.

App bày ra trước những gì sẽ mất cùng phiếu: dòng chi, chứng từ đính kèm (tệp xóa luôn trên máy chủ), bước duyệt, hỏi đáp, và khoản trong Dòng tiền. Rồi phải gõ lại đúng số phiếu mới xóa được, vì bấm nhầm dòng trong bảng là chuyện thường mà xóa thì không có đường hoàn lại.

Bốn trường hợp app DỪNG lại

Không phải để cản, mà vì xóa lúc đó sẽ làm sổ sai. App nói rõ vướng gì và gỡ ở đâu:

1. Còn hóa đơn đang gắn. Xóa thì tờ hóa đơn đó thành mồ côi và Sổ chứng từ đếm sai. Gỡ từng tờ ở thẻ Hóa đơn của khoản chi trước, gỡ xong hóa đơn vẫn ở Sổ chứng từ.
2. Đã tạo bộ hồ sơ từ phiếu. Xóa bộ hồ sơ trước.
3. Đã ghi biến động kho. Sổ kho không sửa từ đây, hãy Hủy phiếu.
4. Có phiếu quyết toán trỏ về phiếu tạm ứng này. Xóa phiếu quyết toán trước.

Phiếu đã chi thì phải ghi lý do

Tiền đã ra khỏi tài khoản, nên xóa là viết lại lịch sử: Lãi lỗ đổi số và Dòng tiền mất một khoản chi thật. App vẫn cho xóa, nhưng bắt ghi lý do, ít nhất 10 ký tự, để người soát sau này có câu trả lời.

Hai thứ app giữ lại

• Nhật ký. Mọi dòng nhật ký của phiếu còn nguyên, cộng thêm một dòng ghi ai xóa, xóa phiếu nào, số tiền bao nhiêu, vì sao. Xóa cả nhật ký thì mất luôn dấu vết phiếu từng tồn tại, mà đó mới là thứ thanh tra hỏi tới.
• Bộ đếm số. Không hạ, nên số vừa xóa không bị cấp lại cho phiếu khác.

Tài khoản kế toán dịch vụ không xóa được phiếu, vì đó là công ty ngoài.

8. Sổ chứng từ

Nơi lưu mọi hóa đơn của công ty, cả mua vào lẫn bán ra. Chủ yếu kế toán dùng.

Bộ lọc

• Chiều HĐ: đầu vào là mua, đầu ra là bán
• Kỳ: chọn tháng
• Quy thuộc: Chưa phân bổ, Đã phân bổ, hoặc Cần xác minh

Hóa đơn chưa phân bổ

Là hóa đơn chưa gán vào sản phẩm hay mục chi phí nào. Chưa gán thì tiền đó chưa nằm trong báo cáo lãi lỗ, tức là báo cáo đang thiếu tiền mà nhìn bảng không thấy. Mở từng tờ, chọn quy thuộc đúng.

Hóa đơn cần xác minh

Dùng khi một tờ mang tên công ty nhưng chưa chắc là khoản chi thật của công ty. Mở tờ đó, bấm Đánh dấu cần xác minh, ghi rõ cần hỏi điều gì. Tờ đó vào danh sách riêng để hỏi kế toán dịch vụ một lượt, thay vì nằm im.

9. Hóa đơn của khoản chi

Một khoản đã chi tiền cần có hóa đơn làm chứng từ. Trước đây phiếu chi và hóa đơn nằm hai nơi, không có đường nối, nên kế toán dịch vụ phải nhắn tin hỏi từng khoản. Ba phần dưới đây nối hai bên lại.

Gắn hóa đơn vào phiếu

Mở một phiếu, cột bên phải có thẻ Hóa đơn của khoản chi. Thẻ hiện các tờ đã gắn, tổng tiền đã phủ, và dòng Còn thiếu.

• Một phiếu gắn được nhiều hóa đơn. Ví dụ một phiếu hoàn ứng văn phòng phẩm gom cả chục tờ lẻ.
• Còn thiếu phải về 0 thì khoản chi mới đủ chứng từ.
• Một hóa đơn chỉ thuộc một phiếu. Muốn chuyển sang phiếu khác thì gỡ ở phiếu cũ trước.

Không có đề xuất nào là chuyện bình thường, nhất là khi nhà cung cấp trong danh bạ chưa điền mã số thuế. Lúc đó vào Sổ chứng từ tìm tờ cần rồi quay lại gắn tay.

Đưa hóa đơn vào sổ ngay từ phiếu

Còn nếu trên dòng phiếu đã có ai gõ sẵn số hóa đơn mà tờ đó chưa vào sổ, thẻ Hóa đơn của khoản chi hiện dải cảnh báo kèm nút Đưa vào Sổ chứng từ. Bấm một cái là ra một tờ trong sổ, dùng lại đúng tệp đang đính chứ không phải tải lên lần hai, và tự gắn vào phiếu. Phiếu rời khỏi danh sách thiếu hóa đơn ngay.

Làm thế nào

1. Mở phiếu, nhìn cột phải, thẻ Hóa đơn của khoản chi.
2. Bấm Đưa vào Sổ chứng từ.
3. Soát lại các ô app đã điền sẵn. Ô nào cần điền thêm có chữ đỏ cần điền bên cạnh.
4. Bấm Lưu vào sổ và gắn vào phiếu.

Nhà cung cấp chưa có mã số thuế trong danh bạ thì app hỏi có ghi luôn vào danh bạ không. Ghi rồi thì lần sau khỏi gõ, và phần đề xuất ghép hóa đơn tự động mới chạy được. App không đè lên mã số thuế đã có mà khác, chỗ đó phải để người xem lại.

Khoản chi thiếu hóa đơn

Nằm ở Kế toán và hồ sơ → Khoản chi thiếu hóa đơn. Đây là danh sách mọi khoản đã ra tiền mà chưa đủ hóa đơn, kèm số còn thiếu của từng khoản.

• Mặc định xem toàn sổ, không lọc sẵn tháng này, vì đây là nợ tồn đọng nhiều tháng.
• Bấm một dòng là mở thẳng phiếu để gắn hóa đơn.
• Nút Xuất Excel ra tệp gửi cho kế toán dịch vụ, có sẵn sheet giải thích từng cột.

Hóa đơn có nhiều mức thuế trên cùng một tờ

Siêu thị và cửa hàng hay xuất một tờ gồm nhiều mức thuế, ví dụ 5% cho đồ này và 8% cho đồ kia. Gõ cả hai mức vào ô Thuế suất, cách nhau bằng dấu phẩy: 5, 8

App hiểu đây là tờ nhiều mức, và chỉ soát phép cộng là tiền hàng cộng tiền thuế bằng tổng thanh toán. Không soát từng mức, vì một mức duy nhất không mô tả nổi tờ đó.

Tick Tờ này có nhiều mức thuế rồi chép khối tổng hợp ở cuối tờ giấy xuống, mỗi mức một dòng. Ô tiền thuế tự tính theo mức, gõ tiền hàng là nó ra ngay. Tờ giấy ghi khác thì gõ đè, máy thôi giành lại ô đó; xóa trống ô là máy tính lại, đỡ phải xóa cả dòng làm lại. Ô nào máy đang tính thì chữ nhạt hơn ô mình tự gõ.

Ba ô tiền phía trên do khối này cộng ra và bị khóa lại, để hai nơi khỏi nói hai số khác nhau. Dòng dưới bảng ghi sẵn cộng ra bao nhiêu.

Khối này có ở cả ba chỗ: đưa hóa đơn vào sổ từ phiếu, thêm hóa đơn trong Sổ chứng từ, và sửa hóa đơn. Mở màn Sửa một tờ đang có nhiều mức thì khối bật sẵn với đúng những mức đang lưu, khỏi phải gõ lại, và cũng để không ai vô tình xóa mất khối mức cũ khi chỉ định sửa một ô khác.

Mã số thuế nhà cung cấp

Phiếu đề nghị thanh toán không có ô mã số thuế. Nơi duy nhất giữ mã số thuế là danh bạ nhà cung cấp. Khi đưa hóa đơn vào sổ, app mượn mã số thuế từ danh bạ; danh bạ trống thì phải gõ tay.

Gõ một lần rồi tick ô "Ghi mã số thuế này vào danh bạ" là lần sau khỏi gõ. Từ 18/09/2026 ô tick luôn hiện, kể cả khi phiếu chưa gắn nhà cung cấp nào: mua lẻ ở cửa hàng thì app tạo mới trong danh bạ theo tên và mã số thuế trên hóa đơn.

Màn Danh bạ nhà cung cấp đếm sẵn còn bao nhiêu chỗ thiếu mã số thuế, và ô trống được đánh dấu để dễ nhìn. Thiếu mã số thuế thì app không tự ghép hóa đơn với phiếu được.

Một khoản chi nhưng hai hóa đơn

Chuyện thường gặp: một phiếu đề nghị thanh toán, nhưng bên bán xuất làm hai tờ. Sổ nhận được, không phải gộp lại hay tách phiếu.

1. Mở phiếu, bấm Nhập số hóa đơn, điền tờ thứ nhất, lưu.
2. Phiếu chưa được phủ đủ nên nút vẫn còn. Bấm lần nữa, điền tờ thứ hai.
3. Thẻ phiếu ghi Hóa đơn (2) và liệt kê cả hai tờ. Cộng lại vừa đủ tiền phiếu thì phiếu rời khỏi cột Bổ sung hồ sơ.

Hai tờ không bắt buộc cùng một nhà cung cấp, vì một khoản chi có thể có tờ hàng và tờ vận chuyển của hai bên khác nhau. Điều app bắt buộc là cộng các tờ không được vượt tiền phiếu. Phiếu đã phủ đủ mà còn cố thêm tờ nữa thì app chặn, kèm câu nói rõ phiếu bao nhiêu và đã phủ bao nhiêu, để mình kiểm lại xem có nhập trùng tờ hay tờ đó thuộc phiếu khác.

Chiều ngược lại cũng chạy: một tờ phủ nhiều phiếu (hợp đồng trả nhiều đợt chỉ có một tờ quyết toán). Khi đó thẻ mỗi phiếu ghi rõ phủ cho phiếu này bao nhiêu trong tổng tờ, chứ không ghi tổng tờ, để không đọc nhầm thành khoản chi có chứng từ nhiều hơn số tiền đã chi.

Mỗi dòng phiếu khai hóa đơn của riêng nó

Một khoản chi có thể có nhiều hóa đơn cho nhiều dòng khác nhau. Ví dụ phiếu hoàn ứng đi Long An: chiều đi một hóa đơn, chiều về một hóa đơn. Mỗi dòng trong bảng có hai ô của chính nó nằm ngay dưới ô miêu tả, cạnh ô chọn kho: ô Có hóa đơn hay Không có hóa đơn, và ô số hóa đơn.

Dùng ô Có hay Không khi trong cùng một khoản chi có dòng lấy được hóa đơn còn dòng kia thì không, ví dụ vé xe có hóa đơn nhưng tiền gửi xe thì không. App tính phần tiền cần hóa đơn theo từng dòng, nên khai đúng thì phiếu không bị kẹt ở cột Bổ sung hồ sơ vì một dòng nhỏ không bao giờ có hóa đơn.

Ô tick Khoản chi không có hóa đơn, đặt cho mọi dòng ở thẻ không in là đường tắt: tick vào là đặt lại cho tất cả các dòng. Các dòng đang khai khác nhau thì ô tick hiện trạng thái lưng chừng kèm dòng chữ đếm bao nhiêu dòng có, bao nhiêu dòng không.

Ô Số hóa đơn, điền nhanh cho mọi dòng ở thẻ không in chỉ dùng cho ca thường gặp: một hóa đơn phủ cả phiếu. Gõ ở đó là điền cho những dòng chưa có số riêng, dòng nào mình đã gõ số riêng thì giữ nguyên.

Số hóa đơn in dưới dòng miêu tả trên tờ giấy, và app dùng nó để bắt trả tiền hai lần cùng đối chiếu thuế. Ô số hóa đơn trên từng dòng thì không lên bản in.

Ba form hóa đơn giống hệt nhau

App có ba chỗ chép tờ hóa đơn giấy vào sổ: đưa hóa đơn vào sổ từ phiếu, thêm hóa đơn trong Sổ chứng từ, và sửa hóa đơn. Từ 21/09/2026 cả ba dùng chung một khối ô, nên ở đâu cũng có đủ:

• Ô mã số thuế và tên người bán điền cho nhau hai chiều, kèm gợi ý từ danh bạ.
• Tự tính tiền thuế và tổng thanh toán, kèm dòng Khớp hay Chưa khớp.
• Khung vàng cảnh báo khi phép nhân thuế suất lệch.
• Khối nhiều mức thuế trên một tờ.
• Ô ghi chú.

Trước đó ba form viết ba lần nên lệch nhau, và mỗi lần thêm tính năng lại chỉ vào được một form. Gộp vào một chỗ để lần sau thêm gì là cả ba có ngay.

Phần riêng vẫn nằm ở từng form: nạp tệp XML và chọn chiều, nhóm chỉ có ở form Thêm hóa đơn; chọn tệp gốc và ghi mã số thuế vào danh bạ chỉ có ở form đưa vào sổ từ phiếu.

App báo tờ này đã có trong sổ

Form Đưa hóa đơn vào Sổ chứng từ chỉ THÊM tờ mới, không sửa tờ đã có. Gặp câu "đã có trong sổ" nghĩa là tờ đó vào sổ rồi, đường đi tiếp nằm ở Sổ chứng từ.

• Số tiền khác nhau: app nói rõ tờ trong sổ bao nhiêu, tờ đang nhập bao nhiêu, lệch bao nhiêu. Tờ giấy là chuẩn, vào Sổ chứng từ sửa tờ đã có cho đúng giấy, đừng thêm tờ mới.
• Số tiền giống hệt: tờ đã vào sổ đủ rồi, chỉ còn thiếu bước gắn. Vào Sổ chứng từ hoặc mở phiếu rồi bấm Gắn.

Sửa số tiền của tờ đã gắn vào phiếu

Gõ nhầm số rồi mới phát hiện thì vào Sổ chứng từ sửa tờ. Từ 19/09/2026 phần hóa đơn đã phủ cho phiếu tự đổi theo, khi tờ đó phủ trọn cho đúng một phiếu. Trước đó phần phủ giữ nguyên số cũ, nên sửa tờ cho đúng giấy xong phiếu vẫn thiếu vài đồng và nằm lì ở cột Bổ sung hồ sơ mà không ai hiểu vì sao.

• Sửa lớn hơn phần phiếu chưa được phủ thì app chặn, gỡ tờ khỏi phiếu trước.
• Tờ đang chia cho nhiều phiếu mà sửa nhỏ hơn tổng đã chia thì app chặn. Máy không tự chia lại, vì chia bao nhiêu cho đợt nào là quyết định của người.
• Sửa thứ không phải tiền, ví dụ tên bên bán, thì không đụng vào phần phủ.

Tờ hóa đơn lớn hơn phiếu thì gắn một phần

Hợp đồng trả nhiều đợt chỉ có một tờ quyết toán, hoặc một tờ của nhà cung cấp phủ cho hai phiếu. Bấm Gắn mà tờ lớn hơn phần phiếu còn thiếu thì app mở cửa sổ hỏi phủ bao nhiêu cho phiếu này, điền sẵn đúng phần phiếu còn thiếu.

Phần dư của tờ vẫn nằm đó, gắn tiếp sang phiếu khác cùng nhà cung cấp được. Thẻ mỗi phiếu ghi rõ phủ cho phiếu này bao nhiêu trong tổng tờ.

Khoản chi đúng là không có hóa đơn

Có khoản chi không bao giờ có hóa đơn: hợp đồng khoán nhân sự ngoài bảng lương, trợ cấp cộng tác viên, bảo hiểm xã hội phải nộp, thuế nộp ngân sách. Nếu lúc lập phiếu quên tick ô khoản chi này không có hóa đơn, phiếu sẽ nằm lì ở cột Bổ sung hồ sơ.

Từ 19/09/2026 sửa được ngay trên phiếu đã chi, không phải hủy phiếu lập lại. Mở phiếu, kéo tới thẻ hóa đơn, bấm Khoản chi này không có hóa đơn, ghi lý do rồi đánh dấu. App thôi đòi hóa đơn cho phiếu đó.

• Phải ghi lý do. Lý do vào nhật ký cùng tên người bấm, để sau này soát lại còn biết vì sao khoản đó được miễn.
• Phiếu đang gắn hóa đơn thì app chặn. Nói khoản chi không có hóa đơn trong khi sổ đang giữ tờ của chính nó là hai câu chọi nhau. Gỡ tờ ra trước.
• Bộ hồ sơ vẫn đòi đủ giấy hợp đồng, nghiệm thu, đề nghị thanh toán, ủy nhiệm chi theo đúng loại giao dịch. Bỏ hóa đơn không có nghĩa là bỏ hồ sơ.
• Đánh dấu nhầm thì bỏ được, không phải đường một chiều.

Form đưa vào sổ là cho MỘT tờ

Một lần mở form là một tờ hóa đơn. Không có cách nào nhập hai tờ trong cùng một form, và cũng không cần: lưu tờ này xong, bấm Nhập số hóa đơn lần nữa là form mở lại cho tờ tiếp theo.

Ngay đầu form có dòng ghi phiếu bao nhiêu, đã có hóa đơn phủ bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu. Số tiền điền sẵn là phần còn thiếu, không phải cả tiền phiếu, nên vào tờ thứ hai là thấy đúng phần chưa có chứng từ. Lưu xong mà vẫn còn thiếu thì app nhắc ngay còn thiếu bao nhiêu và bảo bấm lại.

Phiếu đính nhiều tệp thì chọn tệp cho từng tờ

Khách sạn xuất hai hóa đơn cho hai phòng, phiếu đính đủ hai tệp PDF. Khi đưa vào sổ, form hiện ô Tệp gốc của tờ này để mình chọn đúng tệp đi với tờ đang nhập. Tệp nào đã dùng cho tờ nào rồi thì ghi ngay trong ô, khỏi chọn trùng.

Phiếu chỉ đính một tệp thì không có ô này, app dùng luôn tệp đó như trước. Ủy nhiệm chi không bao giờ nằm trong danh sách, vì đó là chứng từ chi tiền chứ không phải hóa đơn.

Tìm phiếu bằng số tiền

Từ 18/09/2026 ô lọc trên màn Tất cả phiếu dò được cả số tiền, không chỉ số phiếu và nội dung như trước. Gõ 3.570.000, 3,570,000 hay 3570000 đều ra cùng một phiếu. Ô này còn dò số chứng từ, ví dụ ĐNTT-048.

Dạng phễu cũng có ô tìm. Trước đó phễu chỉ lọc được theo loại phiếu, mà cột đông nhất đang giữ gần 40 thẻ trong khi màn chỉ mở sẵn 8, nên muốn thấy một phiếu cụ thể là phải bới tay. Đang tìm thì cột mở hết thẻ, không gấp lại nữa, và dòng chữ dưới tiêu đề ghi rõ con số đang đếm là phần khớp chứ không phải cả phễu.

Gõ dưới bốn chữ số thì app hiểu là số phiếu, không phải tiền. Gõ 024 là đang tìm ĐNTT-202609-024, chứ không phải đi tìm khoản 24 đồng.

Hai ô mã số thuế và tên người bán tự điền cho nhau

Từ 18/09/2026, trong sổ chứng từ hai ô Mã số thuế người bán và Tên người bán nói chuyện với nhau theo cả hai chiều. Gõ đủ mã số thuế của một nhà cung cấp đã có trong danh bạ thì tên hiện ra ngay, không cần rời ô. Ngược lại, chọn hoặc gõ đúng tên nhà cung cấp đã có thì mã số thuế cũng tự điền. Ô nào máy vừa điền hộ sẽ nháy nhẹ một cái.

Ba ô tiền trên form nhập hóa đơn

Từ 11/09/2026 ba ô Tiền trước thuế, Tiền thuế, Tổng thanh toán tự tính lẫn nhau, không phải bấm máy tính rồi gõ tay nữa.

• Gõ tiền trước thuế hoặc thuế suất, app tính tiền thuế và tổng thanh toán.
• Gõ tổng thanh toán, app tính ngược ra tiền trước thuế và tiền thuế.
• Sửa tay ô nào thì app thôi không giành lại ô đó. Tờ hóa đơn giấy mới là chuẩn, làm tròn có thể lệch một đồng, máy không được đè lên.

Thu hồi phiếu

Thu hồi kéo phiếu đang chờ duyệt hoặc đã duyệt về lại nháp để sửa, và xóa sạch mọi bước duyệt đã có. Chữ ký duyệt của Giám đốc bị gỡ theo.

Cờ đã từng gửi duyệt vẫn giữ sau khi thu hồi, nên hạ giá trị xuống dưới ngưỡng tự duyệt cũng không tự duyệt lại được. Người đã duyệt được báo tên trong thông báo.

Loại tệp đính được vào phiếu

Ô Chứng từ trên phiếu nhận 14 đuôi tệp:

pdf · jpg · jpeg · png · heic · heif · webp · gif · doc · docx · xls · xlsx · csv · xml

Mỗi tệp tối đa 20 MB. Ô này kéo thả được và dán ảnh chụp màn hình được.

Hộp xác nhận khi duyệt

Bấm Duyệt không duyệt ngay. App mở một hộp hỏi lại, trong đó số tiền là thứ to nhất, kèm tên nhà cung cấp, số tài khoản nhận, bước đang duyệt, và cảnh báo nặng nếu có.

Nút trong hộp ghi rõ số tiền: ✓ Duyệt 6.000.000 ₫. Bấm Quay lại phiếu là thoát, không duyệt gì.

Thanh duyệt bám đáy màn

Phiếu dài thì cuộn xuống đọc hết rồi không phải cuộn ngược lên mới bấm được Duyệt. Có một thanh bám cố định ở đáy màn hình, luôn thấy.

Thanh mang theo số phiếu và số tiền, không chỉ mang nút. Người duyệt cuộn qua mười dòng chi tiết rồi bấm Duyệt ở đáy màn, nếu thanh chỉ có nút thì đang ký vào một con số không còn trên màn hình.

• Chỉ hiện với đúng người duyệt được phiếu đó. Người khác mở cùng phiếu không thấy.
• Chỉ hiện khi khối nút ở đầu màn đã cuộn khuất, không bày hai chỗ cùng lúc.
• Cảnh báo nặng đi theo xuống đáy: số tài khoản khác danh bạ, vượt định mức, chưa đính chứng từ nào.
• Từ chối và Trả lại vẫn hỏi lý do như cũ, không vì tiện tay mà bỏ bước.
• Trên điện thoại thanh chiếm trọn bề ngang, ba nút chia đều cho ngón cái.

Khối nút ở đầu màn giữ nguyên, thanh này là thêm chứ không thay.

Biết phiếu đang chờ ai duyệt

Dải giai đoạn ở đầu màn phiếu hiện tên người đang chờ, ngay dưới bước đang sáng, kiểu Chờ Hoàng Đình Dũng duyệt.

Bước Kiểm soát hiện chữ Người kiểm soát chứ không hiện tên riêng, đúng luật chốt 05/09/2026.

Không thấy nút Duyệt không có nghĩa là hỏng. App chỉ hiện nút cho đúng người của bước đang chờ. Phiếu chị tự lập thì chị vẫn duyệt được phần kiểm soát, còn cấp Giám đốc phải anh Dũng bấm.

Ghi chú nội bộ trên phiếu

Cũng ở cột phải màn chi tiết phiếu, thẻ Ghi chú nội bộ. Ghi ở đây thay cho nhắn tin, vì ghi chú nằm lại cùng phiếu. Người sau mở phiếu lên là biết khoản này còn vướng gì và đã xong chưa.

• Không in ra tờ phiếu. Đây là chỗ duy nhất trong app thật sự nội bộ. Ô Giải thích trên form phiếu thì ngược lại, nó IN RA tờ phiếu giấy, nhà cung cấp và người ký đều đọc được, nên đừng ghi việc nội bộ vào đó.
• Ai cũng ghi được, kể cả kế toán dịch vụ.
• Hai ca hay dùng nhất, chị Uyên Phương nêu ngày 11/09/2026:
  • Hóa đơn về sau khi đã thanh toán. Ghi lại là đang chờ tờ nào, của ai, để phiếu nằm trong danh sách thiếu hóa đơn mà người soát biết vì sao.
  • Hồ sơ đã duyệt nhưng dời ngày thanh toán. Giám đốc duyệt rồi nhưng chốt chi sau, ghi lại ngay trong phiếu chứ không nhắn riêng.
• Ghi chú chưa đánh dấu xong sẽ nổi lên màn Tổng quan. Bấm nút ở đó là mở đúng phiếu. Chị Uyên Phương chốt giữ phần này ngày 11/09/2026, vì phần lớn ghi chú kế toán là việc còn dở.
• Chỉ người ghi hoặc người quản trị số liệu mới đánh dấu xong được. Người thêm vào sau không tự đóng được, vì họ tưởng đã xong mà người ghi có thể vẫn chưa nhận đủ.

Chi phí nhân sự ngoài bảng lương

Hai loại giao dịch riêng, thêm ngày 11/09/2026 theo yêu cầu chị Uyên Phương. Cả hai không bao giờ đòi hóa đơn, vì bên nhận tiền là cá nhân chứ không phải doanh nghiệp xuất hóa đơn.

9c. Soát đánh số

Màn Soát đánh số trong nhóm Kế toán và hồ sơ trả lời một câu: số phiếu nào đã cấp mà không có phiếu trong sổ.

Mỗi số khuyết được xếp một trong bốn tình trạng:

• Loại khác đã dùng ô số: ô số đó là phiếu của loại khác trong cùng kỳ. Không phải khuyết.
• Đã xóa, có nhật ký: nhật ký còn ghi số này, màn hiện tên người xóa, thời điểm và lý do.
• Có dấu vết, chưa rõ: nhật ký có nhắc số này nhưng không phải dòng xóa. Tra tiếp trong nhật ký.
• Không dấu vết: không dòng nhật ký nào nhắc tới. Số này bị cấp ra rồi bỏ, phải tra ngoài app: tệp phiếu đã in trên máy, tool ĐNTT cũ, hoặc hỏi người lập.

App chỉ nhìn được sổ của chính nó. Nó không đọc được tệp trên máy chị nên không tự nói được "tool cũ chưa nạp". Số nào không dấu vết thì phải người tra.

Vì sao có màn này: ngày 09/09/2026 chị Uyên Phương hỏi phiếu ĐNTT-202608-031 đâu. Đó là phiếu thật 91.188.045 đồng trả Đại Phú Gia, đã in ra tệp nhưng chưa bao giờ vào sổ. Trước đó app không có cách nào cho chị tự biết, vì phần soát cũ chỉ soát trùng số, thiếu số chứng từ và bộ đếm bị tụt.

9b. Đối chiếu CRM

Nút Đọc CRM ngay

Không phải chờ tới 07:00 hôm sau. Màn Doanh thu có nút ↻ Đọc CRM ngay, bấm là đọc CRM tại chỗ và cất kết quả, rồi hiện ngay số khớp, số đề nghị thêm, số dòng lệch.

Nút này chỉ ĐỌC, không ghi gì vào sổ doanh thu. Tên nút cố ý không phải "Đồng bộ doanh thu", vì đặt vậy thì người bấm tưởng sổ đã cập nhật. Muốn thêm deal vào sổ thì mở màn Đối chiếu CRM, tích từng dòng rồi bấm, đúng luật máy không tự sửa sổ kế toán.

Đọc CRM đi hết các trang và có chờ khi đụng trần 100 lượt gọi mỗi phút, nên đôi lúc mất vài giây. Chưa cấu hình khóa CRM thì app nói rõ chứ không treo.

Sửa một dòng doanh thu

Mỗi dòng trong bảng Doanh thu có nút Sửa. Dùng khi ghi sai số tiền, sai ngày hóa đơn, sai sản phẩm hoặc sai khách hàng.

Ba thứ app tự làm khi bấm Lưu:

• Ghi nhật ký từng trường đổi từ gì sang gì, kèm tên người sửa. Ghi lý do vào ô Ghi chú để người soát sổ sau này đọc được.
• Đồng bộ lại dòng tiền, vì khoản thu dự tính sinh ra từ chính dòng doanh thu này.
• Nhắc lưu ý khi đổi kỳ (lãi lỗ và hoa hồng của cả hai kỳ đều đổi), khi đổi số tiền (hoa hồng tính trên doanh thu trước thuế nên cũng đổi), và khi dòng đó nguồn CRM (sửa bên sổ mà CRM chưa sửa thì màn Đối chiếu CRM sẽ báo lệch).

Kỳ phải khớp ngày hóa đơn. Đổi ngày hóa đơn thì kỳ tự chạy theo. Tự nhập kỳ lệch ngày thì app chặn, vì lãi lỗ đọc theo kỳ còn dòng tiền đọc theo ngày, để lệch là hai màn nói hai số khác nhau.

Ai bấm được: chỉ người có quyền quản trị số liệu và kế toán dịch vụ. Người khác không thấy nút, và gọi thẳng vào máy chủ cũng bị chặn.

So deal đã thắng bên CRM với dòng doanh thu trong sổ. Bấm Đối chiếu lại, app đọc CRM rồi chia kết quả làm bốn nhóm, mỗi nhóm một việc phải làm khác nhau.

Bốn dòng sản phẩm bên CRM có sản phẩm tương ứng trong sổ: Signal, khóa học, AI theo yêu cầu và chatbot. Ba dòng còn lại chưa có tiền lệ nên deal thuộc nhóm đó rơi vào Bỏ qua, chờ người quyết chứ app không đoán.

Màn này nằm trong nhóm màn tiền nên nhân viên và trưởng bộ phận không thấy. Nạp vào sổ thì cần thêm quyền quản trị số liệu.

9c. Khoản chi trên thẻ

Thẻ công ty bị trừ tiền tự động hằng tháng cho các công cụ đang dùng. Không ai lập phiếu cho những khoản đó, nên mục Khoản chi thiếu hóa đơn ở trên không nhìn thấy chúng: mục kia tính từ phiếu, lấy tiền phiếu trừ hóa đơn đã gắn, mà đây thì không có phiếu nào cả. Mục này đi từ đầu bên kia, từ sao kê ngân hàng.

Việc gồm ba bước, làm theo đúng thứ tự trên màn.

Bước 1. Nạp sao kê

Bấm Nạp sao kê, chọn tệp .xlsx hoặc .csv tải từ ngân hàng. Kéo thẳng tệp vào ô cũng được.

App đọc tệp lên rồi dừng lại cho bạn soát, chưa ghi gì vào sổ. Nó tự đoán cột nào là ngày, cột nào là nội dung, cột nào là số tiền, và bày ra mười hai hàng đầu của tệp để bạn đối chiếu. Đoán sai thì đổi lại ở ba ô chọn phía trên bảng.

Dòng nào không đọc được, ví dụ thiếu ngày hoặc thiếu số tiền, đều nằm ở bảng Hàng bỏ qua và vì sao kèm lý do. Không dòng nào biến mất trong im lặng.

Nạp lại đúng tệp cũ không đẻ thêm dòng. Còn hai lần trừ tiền giống hệt nhau trong cùng một ngày thì vẫn vào đủ hai dòng, vì đó là hai khoản thật.

Bước 2. Gắn tên đối tác

Ngân hàng ghi tên người bán theo kiểu của họ, ví dụ ANTHROPIC*CLAUDE 4X2, còn hóa đơn ghi Anthropic PBC. Hai bên không tự nhận ra nhau, nên app chưa dò được.

Bảng Chuỗi trên sao kê chưa gắn tên đối tác liệt kê những chuỗi như vậy. Bấm Gắn, gõ tên đối tác, xong. Gắn một lần cho mỗi hãng, không phải gắn từng khoản: app cắt lấy phần tên đứng đầu nên ba lần trừ tiền của cùng một hãng gom về cùng một bí danh. Gắn xong app áp ngay cho cả những khoản đã nạp từ trước, rồi dò lại hóa đơn.

Bước 3. Soát rồi xuất Excel

Bảng chính hiện từng khoản kèm trạng thái. Khoản nào còn thiếu chứng từ thì bấm Tìm hóa đơn, app xổ ra những hóa đơn có thể là của khoản đó kèm chênh lệch. Đúng tờ nào thì bấm Nối.

Bấm Xuất Excel để gửi kế toán dịch vụ. Sheet đầu tiên là đúng danh sách chưa có hóa đơn, vì đó mới là việc phải làm.

Một tờ hóa đơn chỉ nối được vào một khoản. Nối nhầm thì bấm Gỡ nối, hóa đơn đó lại dùng được cho khoản khác.

Khoản thật sự không có hóa đơn

Ví dụ phí thường niên của ngân hàng. Bấm Tìm hóa đơn rồi dùng ô Khoản này không cần hóa đơn ở cuối cửa sổ. Bắt buộc ghi lý do: không có lý do thì đây thành cái nút dọn cho hết danh sách, và bảng gửi kế toán dịch vụ mất đúng những dòng đáng hỏi nhất.

App chưa làm được gì

App chưa biết nghĩa vụ thuế nhà thầu của các khoản mua dịch vụ nước ngoài trong bảng này. Phần đó cần kế toán dịch vụ xác định, app không tự kết luận.

Màn này nằm trong nhóm màn tiền nên nhân viên và trưởng bộ phận không thấy. Kế toán dịch vụ, kiểm soát, giám đốc và quản trị số liệu đều vào được.

10. Kho

Nằm ở Kế toán và hồ sơ → Kho. Theo dõi hai loại: tài sản như ghế, bàn, camera, và vật phẩm như hộp quà, áo, móc khoá.

• Danh mục mặt hàng tạo trước. Lúc lập phiếu chi, mỗi dòng chọn sẵn mặt hàng trong danh mục, hoặc để Không vào kho nếu dòng đó là dịch vụ.
• Nhập kho tự động khi phiếu chuyển sang đã chi. Mua thêm cùng một món thì cộng dồn vào đúng mặt hàng đó, không sinh mặt hàng mới.
• Giao cho ai giữ không trừ tồn. Cái ghế giao cho ai vẫn là ghế của công ty, vẫn phải nằm trong biên bản kiểm kê. Chỉ xuất dùng và thanh lý mới trừ tồn.
• Nút Kiểm đếm vật phẩm ra tệp để in ra cầm đi đếm. Có sẵn cột Tồn sổ, và ba cột để trống cho người đếm ghi tay: Thực tế đếm, Lệch, Lý do lệch. Cuối tờ có chỗ ký của người đếm, kế toán và giám đốc.
• Nút Kiểm đếm tài sản khác hẳn, vì kho chưa có mặt hàng loại tài sản nào. Đây là tờ đi tìm rồi đối chiếu ngược với chứng từ, chia ba phần: A món gọi được tên từ phiếu chi, B lô thiết bị chỉ biết số tiền vì hóa đơn chưa có tệp gốc, C dòng trắng để ghi món tìm thấy trong văn phòng mà sổ chưa có. Có thêm cột Vị trí, Người đang giữ, Tình trạng.
• Nút Xuất Excel ra tệp bốn sheet: Tồn kho, Ai đang giữ, Sổ biến động, Cách đọc. Gửi kế toán dịch vụ để lên biên bản kiểm kê.

Kiểm kê

Thẻ Kiểm kê. Mở phiên là app chụp lại tồn sổ của mọi mặt hàng ngay lúc đó. Chị đi đếm thực tế rồi điền vào cột Thực tế, app tự tính lệch.

Chốt phiên thì mỗi chênh lệch thành một dòng trong sổ biến động kèm lý do, và tồn dịch đúng bằng phần chênh lệch. App không ép tồn bằng con số đếm, vì giữa lúc đếm và lúc chốt vẫn có thể nhập thêm hàng, ép bằng là xóa mất phần nhập sau.

Chốt cũng bị chặn nếu làm tồn thành âm. Tồn âm không phải kho thiếu hàng, nó là sổ sai. Gặp trường hợp đó là kho đã phát sinh sau lúc mở phiên, phải đếm lại rồi chốt.

Hàng thừa định giá bằng 0

Đếm ra nhiều hơn sổ thì số dư đó vào tồn kho bình thường, nhưng giá trị bằng 0 cho tới khi tìm ra chứng từ mua. Chị chốt ngày 04/09/2026.

• Bảng Tồn kho có cột Chờ chứng từ, hiện số hàng thừa chưa có hóa đơn.
• Màn Kho treo băng vàng liệt kê các dòng đang chờ, kèm nút Gắn chứng từ.
• Tìm ra hóa đơn thì bấm nút đó, nhập đơn giá và số hóa đơn. Hàng có giá ngay.

Xuất kho thì trừ vào phần có chứng từ trước. Bán hết phần đó rồi thì cái còn lại đúng là hàng thừa và vẫn mang giá 0. Đây là cách thận trọng: thà ghi tài sản thấp hơn thực tế còn hơn ghi khống một khoản chưa ai trả tiền.

Người nghỉ việc còn giữ đồ

Khóa tài khoản một người thì app hiện ngay danh sách món họ đang giữ. Việc khóa không bị chặn, vì khóa là cắt quyền truy cập, để chậm vì một cái ghế chưa thu là sai thứ tự ưu tiên. Nhưng màn Kho sẽ treo cảnh báo đỏ cho tới khi đồ được trả.

Thu được thì vào thẻ Tồn kho, bấm Ghi biến động, chọn Người giữ trả lại kho. Không thu được thì ghi Thanh lý kèm lý do.

Trong app có nút ? ở góc dưới bên phải, gõ câu hỏi vào đó là ra ngay mục cần đọc. Vẫn không thấy thì hỏi người phụ trách app trong công ty.