1. Bắt đầu

Đăng nhập lần đầu

1. Mở địa chỉ app mà công ty gửi cho bạn.
2. Gõ email công ty của bạn, dạng ten@workzone.ai.vn.
3. Gõ mật khẩu quản trị đã gửi riêng cho bạn.
4. App hiện ngay màn đổi mật khẩu. Đặt mật khẩu mới từ 8 ký tự, không dùng lại mật khẩu cũ.

Quên mật khẩu

Nhắn quản trị đặt lại giúp. App không tự gửi mail khôi phục. Gõ sai mật khẩu 8 lần trong 15 phút thì tài khoản bị khóa tạm, chờ 15 phút rồi thử lại.

Đi lại trong app

Cột trái là danh sách màn. Bấm mũi tên để mở nhóm. Trên cùng bên phải có tên bạn và nút Thoát. Trên điện thoại thì bấm nút ≡ ở góc trái để mở cột này.

2. Bạn làm gì trong app

App chia theo vai trò. Bạn chỉ thấy những gì thuộc phần việc của mình.

3. Lập phiếu chi tiền

Có ba loại phiếu. Chọn đúng loại ngay từ đầu, vì mỗi loại in ra một tờ giấy khác nhau.

Các bước

1. Vào Phiếu thu chi, bấm Tạo phiếu.
2. Chọn loại phiếu. Màn hình vẽ lại đúng tờ giấy sẽ in ra.
3. Điền nội dung công việc, ít nhất 10 ký tự. Viết rõ để người duyệt hiểu ngay.
4. Chọn Quy thuộc: khoản chi này phục vụ sản phẩm nào, mục chi phí nào, hay là chi phí chung. Chọn đúng một trong ba.
5. Gõ từng dòng chi tiết: diễn giải, số lượng, đơn giá, thuế.
6. Chọn người nhận tiền và hình thức chuyển khoản hay tiền mặt.
7. Đính chứng từ, xem mục 4.
8. Bấm Gửi duyệt.

Đề nghị tạm ứng

Giống phiếu thanh toán, chỉ khác là tiền xin trước. Ghi rõ dự kiến chi vào việc gì. Sau khi chi xong bạn phải lập phiếu quyết toán, không được để treo.

Quyết toán tạm ứng

1. Chọn loại Quyết toán tạm ứng.
2. Ở ô Quyết toán cho phiếu tạm ứng, chọn phiếu tạm ứng của bạn. App tự điền số tiền đã tạm ứng vào mục I.
3. Gõ từng khoản đã chi thật vào bảng. App cộng ra mục II.
4. App tự tính mục III, tức là chênh lệch.

Nếu tạm ứng ngoài app, ví dụ nhận tiền mặt trước khi công ty dùng app, thì khai tay số tiền và ghi rõ nguồn, ví dụ số phiếu giấy hoặc ngày chuyển khoản.

Chi không hết thì phải hoàn lại

Khi mục III ra số dư, app hiện một khối vàng ghi rõ còn thừa bao nhiêu và số tài khoản công ty để bạn chuyển trả.

1. Chuyển trả phần thừa về tài khoản công ty ghi trong khối đó.
2. Chụp màn hình chuyển khoản.
3. Kéo ảnh vào vùng thả trong khối vàng, hoặc dán thẳng ảnh chụp màn hình.

4. Đính chứng từ

Chứng từ là hóa đơn, báo giá, hợp đồng, ảnh chụp. Mở phiếu ra, khối Chứng từ nằm bên phải.

Ba cách đưa tệp vào, dùng cách nào cũng được:

• Kéo tệp từ máy thả vào ô
• Bấm vào ô rồi chọn tệp
• Chụp màn hình rồi bấm vào ô và dán, phím Cmd V hoặc Ctrl V

Nhận pdf, jpg, png, xlsx, xml, docx. Tối đa 20 MB mỗi tệp.

Gỡ tệp đính nhầm

Mỗi tệp có nút Gỡ bên phải. Bấm, xác nhận, tệp rời khỏi phiếu.

Nút Gỡ không hiện trong ba trường hợp: phiếu đã đánh dấu ký hồ sơ, tệp đó là ủy nhiệm chi cuối cùng của một phiếu đã chi, hoặc tệp do người khác tải lên.

5. Duyệt phiếu

Dành cho Trưởng bộ phận, Kiểm soát và Giám đốc. Vào màn Duyệt chi, con số bên cạnh là số phiếu đang chờ bạn.

Mở phiếu, đọc nội dung và chứng từ, rồi chọn một trong ba:

Phiếu dưới ngưỡng nhỏ do công ty đặt thì tự duyệt, không cần ai bấm. Những phiếu đó vẫn hiện ở màn Soát phiếu duyệt 1 cấp để kiểm soát xem lại.

6. Xác nhận đã chi

Dành cho Kiểm soát và Giám đốc, làm sau khi tiền đã thật sự ra khỏi tài khoản.

1. Mở phiếu đã duyệt, bấm Xác nhận đã chi.
2. Kéo hoặc dán ảnh ủy nhiệm chi vào. Chi tiền mặt thì đính phiếu chi.
3. Chọn đúng ngày tiền ra khỏi tài khoản.
4. Bấm Xác nhận đã chi.

7. Ký hồ sơ giấy

Duyệt trong app không thay được chữ ký trên giấy. Phiếu nào chi tiền rồi mà giấy chưa đủ chữ ký thì app hiện băng đỏ nhắc.

1. Bấm In phiếu, hoặc In kèm chứng từ nếu muốn in cả hóa đơn đính kèm.
2. Lấy đủ chữ ký, lưu vào bộ hồ sơ giấy.
3. Quay lại app bấm Đã ký hồ sơ.

Làm sớm khi người ký còn ở công ty. Để lâu là việc khó đòi.

8. Sổ chứng từ

Nơi lưu mọi hóa đơn của công ty, cả mua vào lẫn bán ra. Chủ yếu kế toán dùng.

Bộ lọc

• Chiều HĐ: đầu vào là mua, đầu ra là bán
• Kỳ: chọn tháng
• Quy thuộc: Chưa phân bổ, Đã phân bổ, hoặc Cần xác minh

Hóa đơn chưa phân bổ

Là hóa đơn chưa gán vào sản phẩm hay mục chi phí nào. Chưa gán thì tiền đó chưa nằm trong báo cáo lãi lỗ, tức là báo cáo đang thiếu tiền mà nhìn bảng không thấy. Mở từng tờ, chọn quy thuộc đúng.

Hóa đơn cần xác minh

Dùng khi một tờ mang tên công ty nhưng chưa chắc là khoản chi thật của công ty. Mở tờ đó, bấm Đánh dấu cần xác minh, ghi rõ cần hỏi điều gì. Tờ đó vào danh sách riêng để hỏi kế toán dịch vụ một lượt, thay vì nằm im.

9. Hóa đơn của khoản chi

Một khoản đã chi tiền cần có hóa đơn làm chứng từ. Trước đây phiếu chi và hóa đơn nằm hai nơi, không có đường nối, nên kế toán dịch vụ phải nhắn tin hỏi từng khoản. Ba phần dưới đây nối hai bên lại.

Gắn hóa đơn vào phiếu

Mở một phiếu, cột bên phải có thẻ Hóa đơn của khoản chi. Thẻ hiện các tờ đã gắn, tổng tiền đã phủ, và dòng Còn thiếu.

• Một phiếu gắn được nhiều hóa đơn. Ví dụ một phiếu hoàn ứng văn phòng phẩm gom cả chục tờ lẻ.
• Còn thiếu phải về 0 thì khoản chi mới đủ chứng từ.
• Một hóa đơn chỉ thuộc một phiếu. Muốn chuyển sang phiếu khác thì gỡ ở phiếu cũ trước.

Không có đề xuất nào là chuyện bình thường, nhất là khi nhà cung cấp trong danh bạ chưa điền mã số thuế. Lúc đó vào Sổ chứng từ tìm tờ cần rồi quay lại gắn tay.

Đưa hóa đơn vào sổ ngay từ phiếu

Gặp trường hợp trên, thẻ Hóa đơn của khoản chi có nút Đưa vào Sổ chứng từ. Bấm một cái là ra một tờ trong sổ, dùng lại đúng tệp đang đính chứ không phải tải lên lần hai, và tự gắn vào phiếu. Phiếu rời khỏi danh sách thiếu hóa đơn ngay.

Làm thế nào

1. Mở phiếu, nhìn cột phải, thẻ Hóa đơn của khoản chi.
2. Bấm Đưa vào Sổ chứng từ.
3. Soát lại các ô app đã điền sẵn. Ô nào cần điền thêm có chữ đỏ cần điền bên cạnh.
4. Bấm Lưu vào sổ và gắn vào phiếu.

Nhà cung cấp chưa có mã số thuế trong danh bạ thì app hỏi có ghi luôn vào danh bạ không. Ghi rồi thì lần sau khỏi gõ, và phần đề xuất ghép hóa đơn tự động mới chạy được. App không đè lên mã số thuế đã có mà khác, chỗ đó phải để người xem lại.

Khoản chi thiếu hóa đơn

Nằm ở Kế toán và hồ sơ → Khoản chi thiếu hóa đơn. Đây là danh sách mọi khoản đã ra tiền mà chưa đủ hóa đơn, kèm số còn thiếu của từng khoản.

• Mặc định xem toàn sổ, không lọc sẵn tháng này, vì đây là nợ tồn đọng nhiều tháng.
• Bấm một dòng là mở thẳng phiếu để gắn hóa đơn.
• Nút Xuất Excel ra tệp gửi cho kế toán dịch vụ, có sẵn sheet giải thích từng cột.

Hỏi đáp trên phiếu

Cũng ở cột phải màn chi tiết phiếu, thẻ Hỏi đáp về khoản chi. Hỏi ở đây thay cho nhắn tin, vì câu hỏi và câu trả lời nằm lại cùng phiếu. Người sau mở phiếu lên là biết khoản này từng bị hỏi gì và đã xong chưa.

• Ai cũng đặt được câu hỏi, kể cả kế toán dịch vụ.
• Câu hỏi còn mở sẽ nổi lên màn Tổng quan cho tới khi được đánh dấu xong. Bấm nút ở đó là mở đúng phiếu.
• Chỉ người đặt câu hỏi hoặc người quản trị số liệu mới đánh dấu xong được. Người trả lời không tự đóng được, vì họ tưởng đã xong mà người hỏi có thể vẫn chưa nhận đủ.

10. Kho

Nằm ở Kế toán và hồ sơ → Kho. Theo dõi hai loại: tài sản như ghế, bàn, camera, và vật phẩm như hộp quà, áo, móc khoá.

• Danh mục mặt hàng tạo trước. Lúc lập phiếu chi, mỗi dòng chọn sẵn mặt hàng trong danh mục, hoặc để Không vào kho nếu dòng đó là dịch vụ.
• Nhập kho tự động khi phiếu chuyển sang đã chi. Mua thêm cùng một món thì cộng dồn vào đúng mặt hàng đó, không sinh mặt hàng mới.
• Giao cho ai giữ không trừ tồn. Cái ghế giao cho ai vẫn là ghế của công ty, vẫn phải nằm trong biên bản kiểm kê. Chỉ xuất dùng và thanh lý mới trừ tồn.
• Nút Kiểm đếm vật phẩm ra tệp để in ra cầm đi đếm. Có sẵn cột Tồn sổ, và ba cột để trống cho người đếm ghi tay: Thực tế đếm, Lệch, Lý do lệch. Cuối tờ có chỗ ký của người đếm, kế toán và giám đốc.
• Nút Kiểm đếm tài sản khác hẳn, vì kho chưa có mặt hàng loại tài sản nào. Đây là tờ đi tìm rồi đối chiếu ngược với chứng từ, chia ba phần: A món gọi được tên từ phiếu chi, B lô thiết bị chỉ biết số tiền vì hóa đơn chưa có tệp gốc, C dòng trắng để ghi món tìm thấy trong văn phòng mà sổ chưa có. Có thêm cột Vị trí, Người đang giữ, Tình trạng.
• Nút Xuất Excel ra tệp bốn sheet: Tồn kho, Ai đang giữ, Sổ biến động, Cách đọc. Gửi kế toán dịch vụ để lên biên bản kiểm kê.

Kiểm kê

Thẻ Kiểm kê. Mở phiên là app chụp lại tồn sổ của mọi mặt hàng ngay lúc đó. Chị đi đếm thực tế rồi điền vào cột Thực tế, app tự tính lệch.

Chốt phiên thì mỗi chênh lệch thành một dòng trong sổ biến động kèm lý do, và tồn dịch đúng bằng phần chênh lệch. App không ép tồn bằng con số đếm, vì giữa lúc đếm và lúc chốt vẫn có thể nhập thêm hàng, ép bằng là xóa mất phần nhập sau.

Chốt cũng bị chặn nếu làm tồn thành âm. Tồn âm không phải kho thiếu hàng, nó là sổ sai. Gặp trường hợp đó là kho đã phát sinh sau lúc mở phiên, phải đếm lại rồi chốt.

Hàng thừa định giá bằng 0

Đếm ra nhiều hơn sổ thì số dư đó vào tồn kho bình thường, nhưng giá trị bằng 0 cho tới khi tìm ra chứng từ mua. Chị chốt ngày 04/09/2026.

• Bảng Tồn kho có cột Chờ chứng từ, hiện số hàng thừa chưa có hóa đơn.
• Màn Kho treo băng vàng liệt kê các dòng đang chờ, kèm nút Gắn chứng từ.
• Tìm ra hóa đơn thì bấm nút đó, nhập đơn giá và số hóa đơn. Hàng có giá ngay.

Xuất kho thì trừ vào phần có chứng từ trước. Bán hết phần đó rồi thì cái còn lại đúng là hàng thừa và vẫn mang giá 0. Đây là cách thận trọng: thà ghi tài sản thấp hơn thực tế còn hơn ghi khống một khoản chưa ai trả tiền.

Người nghỉ việc còn giữ đồ

Khóa tài khoản một người thì app hiện ngay danh sách món họ đang giữ. Việc khóa không bị chặn, vì khóa là cắt quyền truy cập, để chậm vì một cái ghế chưa thu là sai thứ tự ưu tiên. Nhưng màn Kho sẽ treo cảnh báo đỏ cho tới khi đồ được trả.

Thu được thì vào thẻ Tồn kho, bấm Ghi biến động, chọn Người giữ trả lại kho. Không thu được thì ghi Thanh lý kèm lý do.

Trong app có nút ? ở góc dưới bên phải, gõ câu hỏi vào đó là ra ngay mục cần đọc. Vẫn không thấy thì hỏi người phụ trách app trong công ty.